Vereine & Gastwirtschaft: Steuern verstehen

Das Vereinsleben in Deutschland und Österreich ist vielfältig und lebendig. Viele Vereine engagieren sich nicht nur ideell, sondern tragen auch maßgeblich zum sozialen und kulturellen Miteinander bei. Oftmals gehört dazu auch der Betrieb einer Gastwirtschaft, sei es eine Vereinskantine, der Ausschank bei einem Fest oder der Verkauf von Speisen und Getränken bei Veranstaltungen. Doch gerade hier lauern zahlreiche steuerliche Fallstricke, die die mühsam erarbeitete Gemeinnützigkeit eines Vereins gefährden können. Dieser Artikel beleuchtet die komplexen Zusammenhänge zwischen Vereinsrecht, Gastronomie und den damit verbundenen steuerlichen Pflichten und Begünstigungen, damit Ihr Verein auf der sicheren Seite bleibt.

Die rechtlichen Grundlagen gemeinnütziger Vereine

Vereine sind, ebenso wie andere Körperschaften, grundsätzlich unbeschränkt körperschaftsteuerpflichtig. Das bedeutet, dass sie mit ihren Einkünften der Körperschaftsteuer unterliegen können. Sobald ein Verein durch eine wirtschaftliche Tätigkeit in Wettbewerb mit anderen Marktteilnehmern tritt, sind diese Aktivitäten aus Gründen der Wettbewerbsneutralität grundsätzlich steuerpflichtig. Doch es gibt wichtige Ausnahmen und Begünstigungen, die für ideelle Vereine von großer Bedeutung sind.

Abgabenrechtliche Begünstigungen stehen nämlich nur Vereinen zu, die gemeinnützige, mildtätige oder kirchliche Zwecke verfolgen. Die Voraussetzung hierfür ist die ausschließliche und grundsätzlich unmittelbare Förderung dieses Zwecks. Diese Grundsätze müssen nicht nur in den Rechtsgrundlagen des Vereins, wie beispielsweise der Vereinssatzung, vollständig verankert sein, sondern auch im Rahmen der tatsächlichen Geschäftsführung eingehalten werden. Das Bundesministerium für Finanzen (BMF) stellt hierfür Musterstatuten zur Verfügung, die den abgabenrechtlichen Voraussetzungen entsprechen. Es ist wichtig zu beachten, dass Musterstatuten anderer Ministerien, wie die des Bundesministeriums des Innern (BMI), diesen steuerlichen Anforderungen unter Umständen nicht genügen.

Was sind begünstigte Zwecke?

Die Definition von „begünstigten Zwecken“ ist entscheidend für die steuerliche Privilegierung eines Vereins:

• Gemeinnützige Zwecke: Gemeinnützig sind solche Zwecke, die die Allgemeinheit fördern. Eine Förderung der Allgemeinheit liegt vor, wenn der Verein das Gemeinwohl auf geistigem, kulturellem, sittlichem oder materiellem Gebiet fördert. Dazu zählen beispielsweise die Förderung der Kunst, der Wissenschaft, der Kinder- und Familienfürsorge, der Fürsorge für alte oder kranke Personen, der Schulbildung, des Natur- und Tierschutzes, der Heimatkunde oder des Körpersports.
• Mildtätige Zwecke: Mildtätig (humanitär, wohltätig) sind solche Zwecke, die darauf gerichtet sind, materiell oder persönlich hilfsbedürftige Personen zu unterstützen. Persönliche Hilfsbedürftigkeit liegt vor, wenn Personen aufgrund ihrer körperlichen, geistigen oder seelischen Verfassung auf fremde Hilfe angewiesen sind. Materielle Hilfsbedürftigkeit liegt vor, wenn Personen mangels ausreichenden Einkommens oder Vermögens ihren notwendigen Lebensunterhalt nicht bestreiten können.

Zudem muss die Förderung dieser Zwecke ausschließlich und unmittelbar erfolgen. „Ausschließlich“ bedeutet, dass der Verein keine anderen als die begünstigten Zwecke verfolgen darf, insbesondere keine eigennützigen Zwecke oder Gewinnabsichten. Vereinsmitglieder dürfen weder am Erfolg noch am Vermögen des Vereins beteiligt sein, und das Vereinsvermögen muss für den Fall der Auflösung oder des Wegfalls des begünstigten Vereinszwecks weiterhin begünstigten Zwecken vorbehalten bleiben. „Unmittelbar“ bedeutet, dass der Verein die begünstigten Zwecke selbst verwirklichen muss. Eine Förderung anderer Vereine ist grundsätzlich nur in speziellen Ausnahmefällen (z.B. bei Spendensammelvereinen) begünstigt.

Wirtschaftliche Geschäftsbetriebe im Verein: Einteilung und Folgen

Die Frage, ob und wie ein Verein eine Gastwirtschaft betreiben darf, hängt maßgeblich von der Einordnung dieser Tätigkeit als „wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb“ ab. Das Steuerrecht unterscheidet hierbei drei Hauptkategorien:

1. Der Unentbehrliche Hilfsbetrieb

Ein unentbehrlicher Hilfsbetrieb ist in seiner Gesamtrichtung auf die Erfüllung der definierten begünstigten Zwecke eingestellt und ohne ihn sind die begünstigten Zwecke nicht erreichbar. Er tritt zudem zu abgabepflichtigen Betrieben nicht in größerem Umfang in Wettbewerb, als dies bei Erfüllung des Zwecks unvermeidbar ist. Beispiele hierfür sind Theatervorstellungen eines Theatervereins, Konzertveranstaltungen von Musikvereinen oder der Amateursportbetrieb eines Sportvereins.

Für unentbehrliche Hilfsbetriebe gelten erhebliche steuerliche Erleichterungen: Sie unterliegen weder der Umsatzsteuer (oftmals Liebhaberei oder unechte Steuerbefreiung) noch der Körperschaftsteuer. Zudem besteht für sie keine Einzelaufzeichnungs-, Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht.

2. Der Entbehrliche Hilfsbetrieb

Ein wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb ist dann ein entbehrlicher Hilfsbetrieb, wenn er sich als Mittel zur Erreichung der gemeinnützigen oder mildtätigen Zwecke darstellt, ohne unmittelbar dem definierten begünstigten Zweck zu dienen. Diese Tätigkeiten sind zwar nicht unerlässlich für den Vereinszweck, stehen aber in einem Zusammenhang mit ihm. Hierzu zählen unter bestimmten Voraussetzungen auch Vergnügungsveranstaltungen sowie gesellige und gesellschaftliche Veranstaltungen wie Bälle, Feiern, Feste oder der Ausschank von Getränken.

Der entbehrliche Hilfsbetrieb selbst ist grundsätzlich abgabepflichtig und unterliegt der Körperschaftsteuer. Allerdings sind Gewinne aus entbehrlichen Hilfsbetrieben von der Körperschaftsteuer befreit, wenn sie zusammen mit Gewinnen aus allen anderen steuerpflichtigen Tätigkeiten (z.B. weiteren entbehrlichen oder begünstigungsschädlichen Betrieben) den Betrag von 10.000 Euro pro Kalenderjahr nicht übersteigen. Hinsichtlich der Umsatzsteuer wird bei einem entbehrlichen Hilfsbetrieb regelmäßig von Liebhaberei ausgegangen, sodass keine unternehmerische Tätigkeit vorliegt.

Das „Kleine Vereinsfest“: Ein Sonderfall des entbehrlichen Hilfsbetriebs

Besondere Bedeutung kommt dem „Kleinen Vereinsfest“ zu, das als entbehrlicher Hilfsbetrieb gilt, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:

• Das Fest wird zu mindestens 75 Prozent von den Mitgliedern des Vereins oder deren Angehörigen unentgeltlich getragen.
• Auftritte von Musik- oder Künstlergruppen sind unschädlich, wenn diese üblicherweise nicht mehr als 1.000 Euro pro Stunde verrechnen.
• Die Verpflegung (Speisen und Getränke) wird grundsätzlich von den Vereinsmitgliedern bereitgestellt. Eine teilweise oder gänzliche Auslagerung an einen Gastwirt ist möglich, dessen Tätigkeit wird jedoch gesondert betrachtet und fällt nicht unter das Vereinsfest.
• Die Dauer solcher Veranstaltungen darf insgesamt 72 Stunden im Jahr nicht übersteigen. Dabei sind die Stunden maßgeblich, in denen eine gastgewerbliche Betätigung ausgeübt wird (Ausschankstunden). Bei Überschreitung dieser Grenze liegt ein „großes Vereinsfest“ vor, das als begünstigungsschädlicher Betrieb eingestuft wird.

Für kleine Vereinsfeste, die diese Voraussetzungen erfüllen, besteht weder Einzelaufzeichnungs-, Registrierkassen- noch Belegerteilungspflicht.

3. Der Begünstigungsschädliche Geschäftsbetrieb

Ein wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb ist dann begünstigungsschädlich, wenn die Voraussetzungen für unentbehrliche oder entbehrliche Hilfsbetriebe nicht zutreffen. Hierzu zählen beispielsweise große Vereinsfeste, Kantinen (sofern sie nicht die Kriterien einer „kleinen Kantine“ erfüllen) oder andere gewerbliche Betriebe, die der Verein betreibt.

Diese Betriebe unterliegen grundsätzlich der Körperschaftsteuer und der Umsatzsteuer. Das gravierendste Risiko hierbei ist, dass die Begünstigungen für die anderen Vereinsbereiche verloren gehen können. Eine Ausnahme besteht bis zu einem Umsatz von 100.000 Euro jährlich aus diesem Bereich. Bei Umsätzen über 100.000 Euro muss der Verein eine Ausnahmegenehmigung beim Finanzamt beantragen, da sonst die Gemeinnützigkeit für den gesamten Verein verloren geht. Für diese begünstigungsschädlichen Betriebe besteht grundsätzlich Einzelaufzeichnungs-, Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht.

Mischbetriebe: Wenn sich Zwecke vermischen

Manchmal sind wirtschaftliche Geschäftsbetriebe nicht klar einer Kategorie zuzuordnen, weil sie sowohl begünstigte als auch begünstigungsschädliche Elemente enthalten (z.B. eine Vereinszeitschrift mit bezahlten Anzeigen). Bei einem solchen einheitlichen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb geht der Charakter als unentbehrlicher Hilfsbetrieb nicht verloren, wenn die Umsätze des begünstigungsschädlichen Bereichs nicht mehr als 25 Prozent des gesamten Geschäftsbetriebs betragen. Liegt der Anteil des schädlichen Bereichs zwischen 25 und 50 Prozent, wird der gesamte Betrieb noch als entbehrlicher Hilfsbetrieb beurteilt.

Registrierkassen-, Einzelaufzeichnungs- und Belegerteilungspflicht

Seit dem 1. Januar 2016 ist jeder Betrieb, der einen Jahresumsatz von 15.000 Euro (netto) und Barumsätze (inklusive Bankomat- und Kreditkartenzahlungen) von mehr als 7.500 Euro (netto) überschreitet, verpflichtet, alle Bareinnahmen mit einer Registrierkasse elektronisch aufzuzeichnen. Die Belegerteilungspflicht besteht bei Barumsätzen auch unterhalb dieser Wertgrenzen.

Für abgabenrechtlich begünstigte Vereine gibt es jedoch Erleichterungen: Unentbehrliche Hilfsbetriebe und bestimmte entbehrliche Hilfsbetriebe (wie kleine Vereinsfeste) sind von der Einzelaufzeichnungs-, Belegerteilungs- und Registrierkassenpflicht ausgenommen. Die Ermittlung der Umsatzgrenzen für die Registrierkassenpflicht erfolgt dabei je wirtschaftlichem Geschäftsbetrieb gesondert; eine Zusammenrechnung der Umsätze aller wirtschaftlicher Geschäftsbetriebe findet nicht statt.

Sonderfall: Kleine Vereinskantinen

Für Kantinen, die von einem gemeinnützigen Verein betrieben werden, sind ebenfalls Erleichterungen vorgesehen. Sie sind von der Registrierkassenpflicht ausgenommen, wenn die Kantinenumsätze je Verein 30.000 Euro im Kalenderjahr nicht überschreiten und die Kantine an nicht mehr als 52 Tagen im Kalenderjahr betrieben wird. In diesem Fall ist die vereinfachte Losungsermittlung (Kassasturz) zulässig, und es müssen keine Belege ausgestellt werden.

Vergütungen an Funktionäre und Helfer: Was ist steuerfrei?

Viele Vereine sind auf die ehrenamtliche Mitarbeit ihrer Mitglieder angewiesen. Die Frage, wie diese Helfer angemessen und steuerrechtlich korrekt entschädigt werden können, ist von großer Bedeutung.

Das Freiwilligenpauschale

Eine wichtige Möglichkeit ist das sogenannte Freiwilligenpauschale. Dies sind steuerfreie Zahlungen einer begünstigten Organisation für ehrenamtliche Tätigkeiten unter folgenden Voraussetzungen:

• Es muss sich um eine freiwillige Leistung handeln (keine vertragliche Verpflichtung wie bei einem Dienstverhältnis).
• Der ehrenamtlich Tätige erhält von dieser Körperschaft keine pauschalen Reiseaufwandsentschädigungen.
• Der ehrenamtlich Tätige bezieht keine anderen Einkünfte von dieser Körperschaft für eine weitere Tätigkeit, die eine vergleichbare Ausbildung oder Qualifikation erfordert.

Es gibt zwei Arten von Freiwilligenpauschalen:

• Kleines Freiwilligenpauschale: Bis zu 30 Euro pro Kalendertag, höchstens aber 1.000 Euro im Kalenderjahr.
• Großes Freiwilligenpauschale: Bis zu 50 Euro pro Kalendertag, höchstens aber 3.000 Euro im Kalenderjahr. Dieses steht bei mildtätigen Tätigkeiten, in der Gesundheitspflege, Kinder-, Jugend-, Familien-, Kranken-, Behinderten-, Blinden- oder Altenfürsorge, bei Hilfestellung in Katastrophenfällen oder für Ausbildner oder Übungsleiter zu.

Insgesamt können in einem Kalenderjahr nicht mehr als 3.000 Euro steuerfrei bezogen werden. Überschreiten die Zahlungen diese Höchstgrenzen, liegen steuerpflichtige sonstige Einkünfte vor. Der Verein ist verpflichtet, über diese Auszahlungen Aufzeichnungen zu führen und bei Überschreitung der Grenzen dem Finanzamt Meldung zu erstatten.

Sportler, Schiedsrichter und Sportbetreuer

Für diese Gruppe gibt es seit 2009 eine Steuerbefreiung für pauschale Reiseaufwandsentschädigungen bis zu 120 Euro täglich (maximal 720 Euro monatlich), sofern keine tatsächlichen Kosten steuerfrei ersetzt werden. Bei der Sozialversicherung gilt dieselbe Regelung, sofern die Tätigkeit nebenberuflich ausgeübt wird.

Sonstige aktive Vereinsmitglieder und Helfer

Wird die Tätigkeit im Rahmen eines Dienstverhältnisses ausgeübt, gibt es keine Befreiungen nach den Vereinsrichtlinien. Ansonsten kann ein steuerfreies Freiwilligenpauschale ausbezahlt werden. Monatliche Zahlungen unter der Geringfügigkeitsgrenze für die Sozialversicherung (2024: 518,44 Euro pro Monat) lösen in der Regel keine Steuerpflicht beim Verein aus, jedoch kann unter Umständen eine Unfallversicherungspflicht bestehen.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Sind Vereine überhaupt steuerpflichtig?

Grundsätzlich ja, Vereine sind wie andere Körperschaften unbeschränkt körperschaftsteuerpflichtig. Steuerliche Begünstigungen erhalten nur Vereine, die gemeinnützige, mildtätige oder kirchliche Zwecke verfolgen und die entsprechenden Voraussetzungen (Satzung, tatsächliche Geschäftsführung) erfüllen.

Was ist ein „begünstigungsschädlicher Betrieb“?

Ein begünstigungsschädlicher Betrieb ist eine wirtschaftliche Tätigkeit des Vereins, die weder als unentbehrlicher noch als entbehrlicher Hilfsbetrieb einzustufen ist. Beispiele sind große Vereinsfeste oder gewerbliche Kantinen. Solche Betriebe unterliegen grundsätzlich der Körperschaft- und Umsatzsteuer und können zum Verlust der Gemeinnützigkeit führen, wenn bestimmte Umsatzgrenzen überschritten werden und keine Ausnahmegenehmigung vorliegt.

Was passiert, wenn mein Verein die 72-Stunden-Grenze für ein Vereinsfest überschreitet?

Überschreitet eine Veranstaltung die insgesamt 72 Stunden pro Jahr, in denen eine gastgewerbliche Betätigung stattfindet, wird das Fest nicht mehr als „kleines Vereinsfest“ (entbehrlicher Hilfsbetrieb) angesehen, sondern als „großes Vereinsfest“ und somit als begünstigungsschädlicher Betrieb. Dies hat zur Folge, dass der Betrieb der Körperschaftsteuer und Umsatzsteuer unterliegt und die allgemeinen Pflichten zur Einzelaufzeichnung, Registrierkasse und Belegerteilung greifen.

Muss mein Verein immer eine Registrierkasse haben?

Nein, nicht immer. Unentbehrliche Hilfsbetriebe und bestimmte entbehrliche Hilfsbetriebe, wie kleine Vereinsfeste oder kleine Kantinen (Umsatz unter 30.000 Euro jährlich und Betrieb an nicht mehr als 52 Tagen), sind von der Registrierkassenpflicht ausgenommen. Bei allen anderen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieben muss eine Registrierkasse verwendet werden, wenn der Jahresumsatz 15.000 Euro netto und die Barumsätze 7.500 Euro netto überschreiten.

Kann ich meine Helfer steuerfrei bezahlen?

Ja, unter bestimmten Voraussetzungen können Sie Ihren ehrenamtlichen Helfern ein steuerfreies Freiwilligenpauschale auszahlen. Die Höhe hängt von der Art der Tätigkeit ab (bis 1.000 Euro oder bis 3.000 Euro pro Jahr). Wichtig ist, dass die Tätigkeit freiwillig erfolgt und keine anderen vergleichbaren Einkünfte aus dem Verein bezogen werden.

Was ist, wenn mein Verein die Gastronomie an einen Dritten auslagert?

Wird die Verpflegung bei einem Vereinsfest an einen externen Gastwirt ausgelagert, gilt dessen Tätigkeit nicht als Bestandteil des Vereinsfests und ist gesondert zu betrachten. Der Gastwirt ist als selbständiger Unternehmer bei Überschreiten der Umsatzgrenzen von der Einzelaufzeichnungs-, Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht betroffen. Für den Verein selbst ist die Auslagerung jedoch nicht schädlich für das Vorliegen eines kleinen Vereinsfests und seine Begünstigungen bleiben erhalten.

Schlussbetrachtung

Der Betrieb einer Gastwirtschaft durch einen Verein ist ein komplexes Feld, das ein tiefes Verständnis der steuerlichen Regelungen erfordert. Die Unterscheidung zwischen unentbehrlichen, entbehrlichen und begünstigungsschädlichen Geschäftsbetrieben ist dabei von zentraler Bedeutung für die Bewahrung der steuerlichen Vorteile eines gemeinnützigen Vereins. Insbesondere die 72-Stunden-Grenze für Vereinsfeste und die spezifischen Regelungen für Kantinen und die Registrierkassenpflicht sind kritische Punkte, die genau beachtet werden müssen.

Eine sorgfältige Planung, eine korrekte Verankerung der Zwecke in der Vereinssatzung und eine konsequente Einhaltung der Vorschriften in der tatsächlichen Geschäftsführung sind unerlässlich, um die Gemeinnützigkeit zu sichern und unerwünschte Steuernachforderungen zu vermeiden. Im Zweifelsfall empfiehlt es sich immer, fachlichen Rat von Steuerberatern oder den zuständigen Finanzbehörden einzuholen, um die spezifische Situation Ihres Vereins optimal zu beurteilen und die richtigen Entscheidungen zu treffen. So können Sie sicherstellen, dass Ihr Verein auch weiterhin seine wichtigen Aufgaben für die Gemeinschaft erfüllen kann, ohne in steuerliche Schwierigkeiten zu geraten.

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